बिक्री कर्मचारीको फिल्ड खर्च दाबी र भुक्तानी

बिक्रीका अंकको छेउमा फिल्ड खर्च सानो देखिन्छ, तर यो वितरण व्यवसायमा चुपचाप पैसा चुहिने ठाउँमध्ये एक हो। उदाहरणका लागि, पचास जना बिक्री प्रतिनिधिले हरेकले खर्च गरेभन्दा रु ३०० बढी दाबी गरे भने दिनको रु १५,००० हुन्छ। अर्कातिर, कडा वा ढिलो भुक्तानीले इमानदार कर्मचारीलाई आफ्नै खल्तीबाट तपाईंको व्यवसाय धान्न बाध्य बनाउँछ। राम्रो नीतिले दुवै पक्षलाई जोगाउँछ।

फिल्ड खर्च कस्तो हुन्छ

नेपालमा बिक्री टोलीका सामान्य खर्च शीर्षक:

• कम्पनीको वा आफ्नै मोटरसाइकलका लागि इन्धन।
• रुटमा खानाका लागि दैनिक भत्ता (DA)।
• माइक्रो वा टेम्पोजस्ता स्थानीय यातायात।
• तराई वा पहाडी जिल्लाको धेरै दिने यात्रामा बास।
• टोल र पार्किङ।
• फोन र डाटा।
• तपाईंले अनुमति दिनुहुन्छ भने नमुना र साना व्यापारिक सामग्री।
• बिक्री प्रतिनिधिले मिलाउने अवस्थामा लोडिङ र अनलोडिङ खर्च।

हरेक शीर्षकको आफ्नै नियम चाहिन्छ।

चरण १: तरिका छान्नुहोस्

तरिका	कसरी चल्छ	कहाँ उपयुक्त
निश्चित भत्ता	दिन वा महिनाको तोकिएको रकम	खानाजस्ता अनुमान गर्न सकिने, कम झन्झटिलो खर्च
प्रतिकिलोमिटर	दर गुणा यात्रा गरिएको दूरी	आफ्नै मोटरसाइकल चलाउने कर्मचारीको इन्धन
बिलसहित वास्तविक	सीमाभित्र खर्च भएजति भुक्तानी	बास, टोल, अनियमित खर्च
मिश्रित	नियमित खर्चमा निश्चित, बाँकीमा वास्तविक	धेरैजसो टोली

क्षेत्रअनुसार दर तोक्नुहोस्। काठमाडौंको एक दिन र दोलखाको एक दिनको खर्च बराबर हुँदैन।

चरण २: एक पानाको नीति लेख्नुहोस्

यसमा समेट्नुहोस्:

1. खर्च शीर्षक र सीमा।
2. केमा बिल चाहिन्छ, र कति रकमसम्म बिल नचाहिने।
3. पेस गर्ने अन्तिम समय, जस्तै खर्च भएको सात दिनभित्र।
4. कसले स्वीकृत गर्छ, र जवाफ दिन कति समय।
5. कहिले र कसरी भुक्तानी हुन्छ।
6. झुटो दाबीमा के हुन्छ।

पछि बहाना नहोस् भनेर नेपाली र अंग्रेजी दुवैमा बाँड्नुहोस्।

चरण ३: खर्च भएकै ठाउँमा दर्ता गर्नुहोस्

सबैभन्दा भरपर्दो बिल त्यही हो जुन खर्च भएकै बेला फोटो खिचिन्छ। कर्मचारीलाई खर्च भएकै दिन फोनबाट फोटो, रकम, शीर्षक र टिप्पणीसहित दाबी पेस गर्न भन्नुहोस्। महिनाको अन्त्यमा खुम्चिएका कागजको थुप्रो नबनाउनुहोस्। एकपटक प्रयोग भएको फोटो अर्को दाबीमा फेरि प्रयोग गर्न मिल्नु हुँदैन।

चरण ४: प्रमाणका आधारमा स्वीकृत गर्नुहोस्

स्वीकृत गर्नेले दाबीलाई अन्य रेकर्डसँग दाँज्न सक्नुपर्छ:

• त्यो व्यक्ति त्यो दिन काममा थियो (हाजिरी, भ्रमण)?
• दूरी रुट र भ्रमणसँग मिल्छ?
• रकम शीर्षकको सीमाभित्र छ?
• बिल पढ्न मिल्ने र विश्वासयोग्य छ?

अस्वीकृत दाबीमा कारण चाहिन्छ। कुनै व्याख्याबिना "स्वीकृत भएन" भन्दा असन्तोष जन्मिन्छ; "त्यो दिन रुटबाहिर" स्पष्ट सन्देश हो।

काल्पनिक मासिक उदाहरण

रीता नामकी एक बिक्री प्रतिनिधिले बुटवलदेखि भैरहवासम्मको तराई क्षेत्र हेर्छिन्।

शीर्षक	नियम	रकम (रु)
इन्धन	प्रतिकिमी रु ६, १,४०० किमी	8,400
दैनिक भत्ता	रु ५०० x २४ दिन	12,000
बास (२ रात)	वास्तविक, प्रतिरात २,००० सम्म	3,200
पार्किङ र टोल	बिलसहित वास्तविक	350
कुल दाबी		23,950

म्यानेजरले १,४०० किमी उनको रुट र भ्रमणले देखाउनेभन्दा (करिब १,१०० किमी) बढी भएको देख्छन्। स्वीकृत गर्नुअघि उनी सोध्छन्। रीताले जरुरी अर्डर पुर्‍याउन दुई थप यात्रा गरेको बताउँछिन्, जुन उनको रेकर्डमा देखिन्छ। म्यानेजरले स्वीकृत गर्छन्, कारण टिप्छन्, र भुक्तानी उनको महिनाअन्तको रकमसँगै जान्छ। अंक काल्पनिक हुन्, तर मुख्य कुरा प्रक्रिया हो: प्रमाण, प्रश्न, निर्णय, रेकर्ड।

चरण ५: छिटो र देखिने गरी भुक्तानी गर्नुहोस्

स्वीकृत दाबी नियमित मितिमा भुक्तानी गर्नुहोस् र कर्मचारीलाई विवरण देखाउनुहोस्। स्वीकृत दाबी कमाइ वा तलबको लेजरमा जोड्दा के तिर्न बाँकी छ र के तिरियो भन्ने एउटै रेकर्ड रहन्छ। कमिसन र दाबी कसरी सँगसँगै बस्छन् भन्न बिक्री लक्ष्य र कमिसन योजना हेर्नुहोस्।

सानातिना कुरामा नअल्झी चुहावट रोक्ने

• वास्तविकतासँग मिल्ने सीमा राख्नुहोस्। धेरै कम भए मानिसले दाबी फुलाउँछन्; धेरै बढी भए पैसा खेर जान्छ।
• एउटा दाबी होइन, ढाँचा हेर्नुहोस्: हरेक दिन उही रकम, गोलो अंक मात्र, महिनाअन्त्यअघि अचानक वृद्धि।
• हरेक महिना केही बिलको नमुना जाँच गर्नुहोस्।
• इमानदारीलाई पुरस्कृत गर्नुहोस्। सही र समयमै पेस गर्ने कर्मचारी नगर्नेहरूको पछाडि कुर्नु नपरोस्।
• इन्धनको मूल्य धेरै फेरिँदा दर पुनरावलोकन गर्नुहोस्।

टार्नुपर्ने गल्ती

• कुनै बिल वा प्रमाणबिना भुक्तानी गर्नु।
• काम दर्ता नभएको दिनको इन्धन तिर्नु।
• हप्तौं वा महिनौं ढिलो आएका दाबी स्वीकार गर्नु।
• भुक्तानी गर्न महिनौं लगाउनु।
• म्यानेजरलाई आफ्नै दाबी स्वीकृत गर्न दिनु।

महिनाअन्तको काम

महिनाअन्तको चेकलिस्टमा खर्च पनि थप्नुहोस्: सबै दाबी पेस भए, स्वीकृत वा अस्वीकृत भए, नतिरिएका दाबी जानीबुझी अर्को महिनामा सारिए, र कुल रकम बजेटसँग दाँजियो। हेर्नुहोस् महिनाअन्तको हिसाब बन्द। आफ्नो मासिक बिक्री रिपोर्ट मा प्रतिनिधिअनुसार प्रतिभ्रमण खर्च र बिक्री भएको प्रतिकिलो खर्च हेर्नुहोस्।

पहिल्यै योजना बनाउनुपर्ने विशेष अवस्था

• चाडपर्व र बिदामा काम। सार्वजनिक बिदामा गरेको कामको क्षतिपूर्ति कसरी हुन्छ र भत्ता फेरिन्छ कि फेरिँदैन, पहिल्यै तय गर्नुहोस्।
• रातभरको बसाइ। सहरअनुसार बासको सीमा तोक्नुहोस् र होटलको बिल माग्नुहोस्। कतिपय ठाउँमा औपचारिक बिल पाइँदैन; सीमाभित्र हस्ताक्षर गरिएको टिपोट र ठाउँको फोटो स्वीकार गर्नुहोस्।
• आफ्नै सवारी। कर्मचारीले आफ्नै मोटरसाइकल चलाउँछन् भने इन्धन र घिसाइ दुवै समेट्ने प्रतिकिमी दर इन्धनका बिलभन्दा सजिलो हुन्छ। दाबी गरिएको दूरी रुट र भ्रमणसँग दाँज्नुहोस्।
• पेस्की। केही यात्रामा पहिल्यै नगद चाहिन्छ। पेस्की दर्ता गर्नुहोस् र तोकिएको दिनभित्र फछ्र्यौट गर्नुहोस्।
• आपत्काल। दुर्गम सडकमा गाडी बिग्रँदा मर्मतजस्ता असामान्य खर्च फोटो र छोटो व्याख्यासहित म्यानेजरले स्वीकृत गर्न पाउने बनाउनुहोस्।

खर्चको रिपोर्टिङ

मासिक समीक्षामा खर्चका लाइन थप्नुहोस्: कुल दाबी, प्रतिभ्रमण दाबी, बिक्री भएको प्रतिकिलो दाबी, र मुख्य शीर्षक। उस्तै रुट भएका सहकर्मीको तुलनामा असामान्य अंक हेर्नुहोस्। एउटै रुटका सहकर्मीभन्दा धेरै बढी दाबीको ढाँचा प्रश्न सोध्ने कारण हो, आरोप लगाउने होइन।

निष्पक्षता र छिटोपन

कर्मचारीले दाबी कति रकमको थियो भन्दा त्यसलाई कस्तो व्यवहार गरियो भन्ने कुरा बढी सम्झन्छन्। हरेक दाबीको केही दिनभित्र जवाफ दिनुहोस्, घटाउँदा कारण दिनुहोस् र वाचा गरेको मितिमा भुक्तानी गर्नुहोस्। छिटो र निष्पक्ष व्यवहारले विश्वास बनाउँछ, जसले इमानदार दाबीलाई सामान्य बनाउँछ र आवश्यक पर्दा नीति लागू गर्न सजिलो बनाउँछ।

सरल खर्च नीतिको नमुना

तलका शीर्षक आफ्नै अंकसहित मिलाउनुहोस्:

खण्ड	के लेख्ने
उद्देश्य	कामको वास्तविक खर्च छिटो र निष्पक्ष रूपमा भुक्तानी गर्ने
योग्य खर्च	इन्धन, दैनिक भत्ता, बास, यातायात, टोल, पार्किङ
दर र सीमा	प्रतिकिमी दर, क्षेत्रअनुसार DA, प्रतिरात बासको सीमा
प्रमाण	तोकिएको रकमभन्दा माथि बिलको फोटो
अन्तिम समय	सात दिनभित्र पेस गर्ने
स्वीकृति	तीन कार्यदिनभित्र सिधा म्यानेजरले
भुक्तानी	मासिक भुक्तानीसँगै वा तोकिएको मितिमा
दुरुपयोग	कम्पनीको अनुशासन प्रक्रियाअनुसार

फिल्ड खर्चको बजेट

गत वर्षको प्रतिभ्रमण र प्रतिप्रतिनिधि खर्च लिनुहोस्, इन्धनको मूल्य र टेरिटोरीको परिवर्तनअनुसार मिलाउनुहोस्, र टोलीअनुसार मासिक बजेट बनाउनुहोस्। त्यससँग तुलना गर्दै जानुहोस्। बजेटले इमानदार दाबी घटाउँदैन; खर्च बहकिँदा वर्षको अन्त्यअघि नै थाहा पाएर किन भनेर सोध्न मद्दत गर्छ।

gamitrack ले कसरी सम्हाल्छ

gamitrack मा फिल्ड अफिसरले मोबाइल एपबाट बिलको फोटोसहित खर्च दाबी गर्छन्। म्यानेजरले Expenses पृष्ठमा कारणसहित स्वीकृत वा अस्वीकृत गर्छन्, र स्वीकृत दाबी कमाइको लेजरमार्फत भुक्तानी हुन्छ, त्यसैले कमिसन र तलबको छेउमै देखिन्छ। बिलको फोटो एकपटक मात्र प्रयोग गर्न मिल्छ, र तुलना गर्न हाजिरी र भ्रमणको डाटा दाबीसँगै उपलब्ध हुन्छ। दाबी पेस गर्दा फोनमा इन्टरनेट चाहिन्छ।

आफ्ना खर्च शीर्षक थपेर एउटा पाइलट टोलीसँग चलाएर हेर्नुहोस्: निःशुल्क ट्रायल सुरु गर्नुहोस्। नेपालमा फिल्ड सेल्स ट्र्याकिङ पनि पढ्नुहोस्।

मुख्य कुरा

• हरेक शीर्षकका लागि तरिका छान्नुहोस् र एक पानाको नीति लेख्नुहोस्।
• खर्च भएकै ठाउँमा फोटोसहित बिल लिनुहोस् र रुट र हाजिरीसँग दाँजेर स्वीकृत गर्नुहोस्।
• तोकिएको मितिमा भुक्तानी गरी विवरण दिनुहोस्।
• ढाँचा हेर्नुहोस् र हरेक महिना नमुना जाँच गर्नुहोस्।