बिक्री टोलीका लागि विक्रम संवत्, आर्थिक वर्ष र महिनाअन्त्यको क्लोजिङ

नेपालको सेल्स म्यानेजर दुईवटा क्यालेन्डरमा बाँच्छ। बैंक स्टेटमेन्ट अंग्रेजी मितिमा आउँछ, चाडपर्वको सूची र डिलरको चेक वि.सं. मा, अनि कर कार्यालय साउनबाट सुरु हुने आर्थिक वर्षमा सोच्छ। रिपोर्टमा यी मिति लापरबाहीसँग मिसिए भने टार्गेट र कमिसन मिल्दैनन्, बिल गलत वर्षमा पर्छ, र मासिक बैठक मितिकै बहसबाट सुरु हुन्छ।

यो गाइडले वि.सं. मिति, आर्थिक वर्ष र महिनाअन्त्यको क्लोजिङ सबैलाई बुझिने गरी कसरी सम्हाल्ने भन्ने बताउँछ।

आधारभूत कुरा: वि.सं. का महिना र आर्थिक वर्ष

विक्रम संवत्मा बाह्र महिना छन्: बैशाख, जेठ, असार, साउन, भदौ, असोज, कात्तिक, मंसिर, पुस, माघ, फागुन र चैत। महिनाको लम्बाइ २९ देखि ३२ दिनसम्म हुन्छ र वर्षअनुसार फरक पर्छ, त्यसैले मिति रूपान्तरणका लागि आधिकारिक तालिका चाहिन्छ।

सरकारी र व्यावसायिक हिसाबमा प्रायः प्रयोग हुने आर्थिक वर्ष साउन १ गते सुरु भएर असार मसान्तमा सकिन्छ, जस्तै २०८२/८३। त्यसैले पहिलो त्रैमास साउनदेखि असोजसम्म हो, जुन प्रायः दशैंसँग जोडिन्छ। कुनै पनि आधिकारिक मिति वा फाइलिङको अन्तिम मिति आफ्नो कर सल्लाहकारसँग पुष्टि गर्नुहोस्, किनकि नियम र तालिका बदलिन सक्छन्।

आर्थिक त्रैमास	वि.सं. महिना	सामान्य बिक्री माहोल
पहिलो	साउन, भदौ, असोज	बर्खा, त्यसपछि चाडपर्वको तयारी
दोस्रो	कात्तिक, मंसिर, पुस	तिहारपछि, जाडो
तेस्रो	माघ, फागुन, चैत	वसन्त, बिहे र पिकनिकको सिजन
चौथो	बैशाख, जेठ, असार	गर्मी, वर्षान्तको जोड

सिजनबारे टिप्पणी सामान्य हुन्; उत्पादन र क्षेत्रअनुसार फरक पर्छ।

एकपटक राख्ने, वि.सं. मा देखाउने

कुनै पनि सिस्टम, स्प्रेडसिट वा एपका लागि भरपर्दो तरिका: भण्डारणमा अस्पष्टता नहुने मिति राख्ने र स्क्रिन वा प्रिन्टमा मात्र वि.सं. मा बदल्ने। यसले एउटा क्यालेन्डरमा टाइप गरेको मिति अर्कोमा पढ्दा हुने गल्ती रोक्छ। दैनिक रिपोर्ट, बिल र भुक्तानी रसिद सबैले कुन दिन थियो भन्नेमा एउटै कुरा भन्छन्।

दिनको समयमा पनि ध्यान दिनुहोस्। नेपालको समय UTC+5:45 हो। महिनाको अन्तिम दिन राति ११:३० बजे गरिएको अर्डर नेपालमा त्यही दिनको हो, अर्को टाइम जोनको सर्भरले अर्को दिन भइसक्यो भने पनि। व्यापारिक कामका लागि तपाईंको टुलले समय नेपाल समयमै रेकर्ड गर्नुपर्छ।

बिदा र कामका दिन

नेपाली बिदा वि.सं. क्यालेन्डरअनुसार तय हुन्छन् र दशैं, तिहारजस्ता केही बिदा अंग्रेजी क्यालेन्डरमा सर्दै रहन्छन्। सार्वजनिक बिदाबाहेक कामको हप्ता पनि फरक हुन्छ: धेरै कार्यालय आइतबारदेखि शुक्रबारसम्म चल्छन्, तर पसल र केही कर्मचारीको बिदाको दिन फरक हुन्छ। यसरी सेटअप गर्नुहोस्:

• हरेक वर्षको बिदा सूची, सरकारले प्रकाशित गरेपछि अपडेट गर्ने।
• कम्पनीको कामको हप्ता।
• व्यक्तिगत अपवाद, जस्तै फरक साप्ताहिक बिदा भएका कर्मचारी।

यो निष्पक्षताको कुरा हो। दशैंमा बिक्री कर्मचारीलाई गयल देखाउनु हुँदैन, र दैनिक टार्गेट वास्तविक कामका दिनअनुसार भाग लगाउनुपर्छ।

महिनाअन्त्य क्लोजिङको नियमित काम

महिनाअन्त्यको क्लोजिङले तपाईंका अंक स्थिर राख्छ। यहाँ एउटा व्यावहारिक चेकलिस्ट छ, जुन प्रायः अर्को वि.सं. महिनाको पहिलो तीनदेखि पाँच दिनभित्र गरिन्छ:

1. अर्डर: हरेक अर्डर डिस्प्याच, रद्द वा जानीजानी अर्को महिनामा सारिएको छ।
2. बिल: डिस्प्याच भएका सबै अर्डरको बिल बनेको छ; नम्बरमा कुनै खाली ठाउँ छैन।
3. फिर्ता र क्रेडिट नोट: महिनाका सबै फिर्ता स्वीकृत वा अस्वीकृत भएका छन्।
4. असुली: सबै भुक्तानी रेकर्ड भएर बिलमा मिलाइएका छन्।
5. खर्च: फिल्ड खर्च दाबी स्वीकृत, अस्वीकृत वा अर्को महिनामा सारिएका छन्।
6. स्टक: डिलर र गोदामको गन्ती सकिएको छ; फरकको कारण खुलेको छ।
7. टार्गेट: मासिक टार्गेटविरुद्ध उपलब्धि हिसाब गरिएको छ।
8. कमिसन र तलब: ड्राफ्ट तयार, समीक्षा र अन्तिम गरिएको छ।
9. लक: समीक्षापछि, कारण रेकर्ड नगरी बन्द महिनामा कुनै सम्पादन हुँदैन।

कमिसनको पक्षका लागि बिक्री टार्गेट र कमिसन योजना हेर्नुहोस्।

महिना सकिएपछि मात्र किन अन्तिम गर्ने

महिनाको बीचमै कमिसन हिसाब गर्न मन लाग्छ, तर त्यो भ्रामक हुन्छ। ढिलो आएका फिर्ता, रद्द भएका बिल र ढिलो भुक्तानीले अंक बदल्छन्। राम्रो नियम: ड्राफ्ट जुनसुकै बेला हेर्न सकिन्छ, तर महिना सकिएपछि मात्र नयाँ डाटाबाट फेरि हिसाब गरेर अन्तिम गर्ने र एकपटक मात्र पोस्ट गर्ने। यसले दोहोरो भुक्तानी वा देखाइसकेपछि बदलिएको अंकमाथि विवाद रोक्छ।

आर्थिक वर्षको क्लोजिङ

वर्षान्तमा थप काम आउँछ:

• बिल नम्बर नयाँ आर्थिक वर्षमा फेरि सुरु हुन सक्छ। पुरानो सिरिज बन्द राख्नुहोस् र नयाँ सिरिज सफासँग सुरु गर्नुहोस्। IRD नियमअनुसारको भ्याट बिल हेर्नुहोस्।
• सुरुको बाँकी: हरेक ग्राहकको बाँकी अगाडि सर्छ; एजिङ रिपोर्ट लेजरसँग मिल्छ कि मिल्दैन जाँच्नुहोस्।
• स्टकको मूल्यांकन: नयाँ वर्षअघि भौतिक स्टक गनेर हिसाब मिलाउनुहोस्।
• टार्गेट: डिलरका लागि आर्थिक त्रैमासअनुसार वार्षिक टार्गेट र कर्मचारीका लागि मासिक टार्गेट राख्नुहोस्।
• मूल्य सूची: प्रायः नयाँ वर्षसँगै सुरु हुने मूल्य परिवर्तन समीक्षा गर्नुहोस्।
• अडिट तयारी: लेखापालका लागि बिल, क्रेडिट नोट र लेजर निर्यात गर्नुहोस्।

क्यालेन्डरसँग मिल्ने टार्गेट

कुनै डिलरको वार्षिक टार्गेट रु. १,२०,००,००० छ भने त्यसलाई चार आर्थिक त्रैमासमा बराबर वा सिजनअनुसार बाँड्न सकिन्छ। उदाहरणका लागि, काल्पनिक रूपमा २०, २५, २५, ३० प्रतिशतको बाँडफाँटले रु. २४,००,०००, ३०,००,०००, ३०,००,००० र ३६,००,००० दिन्छ। हरेक त्रैमास प्रगति समीक्षा गर्नुहोस् र समायोजन लिखित रूपमा सहमति गर्नुहोस्, वर्ष हातबाट गइसकेपछि होइन।

क्यालेन्डरसम्बन्धी आम गल्ती

• गलत क्यालेन्डरमा मिति टाइप गर्ने र गलत महिनाको रिपोर्ट निकाल्ने।
• वि.सं. महिनाको सिमानामा होइन, अंग्रेजी मध्यरातमा महिना काट्ने।
• शनिबार र चाडपर्वलाई टार्गेटको गतिमा कामको दिन गन्ने।
• बन्द महिना चुपचाप बदल्ने, जसले सबै अंकमाथिको भरोसा तोड्छ।
• हिसाब मिलाउँदा चेक र बैंक स्टेटमेन्ट अंग्रेजी मितिमा हुन्छन् भन्ने बिर्सने।

टोलीसँग सञ्चार

महिनाको पहिलो दिन नै त्यो महिनाको क्यालेन्डर सार्वजनिक गर्नुहोस्: कामका दिन, बिदा, अर्डर र खर्च दाबीको अन्तिम मिति, र कमिसन भुक्तानी हुने मिति। नेपाली र अंग्रेजीमा सबै कर्मचारीलाई पठाइने छोटो सन्देशले महिनाअन्त्यका धेरैजसो विवाद रोक्छ।

नक्कल गर्न मिल्ने क्लोजिङ क्यालेन्डर

निश्चित लयले तनाव हटाउँछ। नयाँ महिनाका वि.सं. दिनअनुसार एउटा उदाहरण तालिका:

दिन	काम	जिम्मेवार
१	अन्तिम अर्डर डिस्प्याच वा रद्द; डिलरकहाँ स्टक गन्ती सुरु	गोदाम र अफिसर
१-२	फिर्ता र क्रेडिट नोट स्वीकृत	सेल्स म्यानेजर
२	भुक्तानी मिलान; खर्च दाबीको निर्णय	लेखा
३	टार्गेट र उपलब्धि हिसाब; कमिसन ड्राफ्ट समीक्षा	सेल्स म्यानेजर
४	एजेन्ट रिपोर्टको मालिकबाट समीक्षा	मालिक
५	महिना लक; कमिसन अन्तिम र भुक्तानी	लेखा

आफ्नो आकारअनुसार मिलाउनुहोस्। मुख्य कुरा, सबैलाई मिति थाहा हुनुपर्छ।

क्लोजिङपछि आउने विवाद

लकपछि पनि केही सच्याइ आउँछन्, जस्तै ढिलो आएको फिर्ता वा गलत मितिमा रेकर्ड भएको भुक्तानी। बन्द महिना चुपचाप नबदल्नुहोस्। बरु सच्याइलाई चालु महिनामा मूल रेकर्डको स्पष्ट सन्दर्भसहित रेकर्ड गर्नुहोस् र समीक्षामा उल्लेख गर्नुहोस्। यसले बन्द अंकलाई भरपर्दो राख्छ र अडिटका लागि सफा ट्रेल दिन्छ।

टोलीलाई सिकाउने

वर्षभरिको एक पानाको क्यालेन्डर बनाउनुहोस्: चाडपर्व, आर्थिक त्रैमासका सिमाना, क्लोजिङ मिति र टार्गेट समीक्षा मिति। साउनको सुरुमा र हरेक त्रैमासमा नेपालीमा बाँड्नुहोस्। कर्मचारीले क्यालेन्डर बुझे भने महिनाअन्त्य हतारो होइन, नियमित काम बन्छ।

छिटो सन्दर्भ: असारको अन्तिम हप्तामा के गर्ने

1. वर्ष सकिनुअघि तिर्नुपर्ने डिलर भुक्तानी पछ्याउनुहोस्।
2. डिपो र डिलरकहाँ भौतिक स्टक गन्ती सक्नुहोस्।
3. बाँकी सबै फिर्ता र खर्च दाबी स्वीकृत वा अस्वीकृत गर्नुहोस्।
4. वर्षको अन्तिम बिल नम्बर पक्का गरेर नयाँ सिरिज तयार गर्नुहोस्।
5. लेखापालका लागि लेजर, एजिङ र बिल सूची निर्यात गर्नुहोस्।
6. नयाँ वर्षको मूल्य सूची, टार्गेट र स्किम डिलर र कर्मचारीलाई घोषणा गर्नुहोस्।

gamitrack ले यसलाई कसरी सम्हाल्छ

gamitrack ले मितिलाई मानक रूपमा राख्छ र देखाउँदा मात्र विक्रम संवत्मा बदल्छ, समय नेपाल समयमा रेकर्ड हुन्छ। सुपर-एडमिनले बिदाका टेम्प्लेट राख्छन्, र हरेक कम्पनीले आफ्ना बिदा, कामको हप्ता र कर्मचारीका छुट्टै साप्ताहिक बिदा सेट गर्छ; हाजिरीले बिदा, अफ र बाँकी दिन बुझ्छ। डिलरको वार्षिक टार्गेट नेपाली आर्थिक त्रैमासअनुसार बाँडिन्छ, र बिल नम्बरमा आर्थिक वर्ष हुन्छ। महिनाअन्त्यका कमिसन ड्राफ्ट १ गते बन्छन्, सकिएका महिनाका लागि मात्र फेरि हिसाब गरेर अन्तिम हुन्छन्, र आम्दानी लेजरमा एकपटक मात्र पोस्ट हुन्छन्।

नमुना डाटामा महिनाअन्त्य चलाएर हेर्न निःशुल्क ट्रायल सुरु गर्नुहोस्।

मुख्य कुरा

• मिति एकपटक राख्नुहोस्, वि.सं. मा देखाउनुहोस्, र नेपाल समय प्रयोग गर्नुहोस्।
• हरेक महिना चेकलिस्टसहित बन्द गर्नुहोस्, त्यसपछि लक गर्नुहोस्।
• महिना सकिएपछि मात्र कमिसन अन्तिम गर्नुहोस्।
• टार्गेट र मूल्य सूची साउनबाट सुरु हुने आर्थिक वर्ष र चाडपर्व क्यालेन्डरअनुसार योजना गर्नुहोस्।