नेपालमा सेल्स फोर्स अटोमेसन सफ्टवेयर छान्ने: किन्नुअघिको चेकलिस्ट

बिक्री र वितरणको सफ्टवेयर छान्नु एउटा वरिष्ठ म्यानेजर भर्ना गर्नुजस्तै हो: गलत छनोटले महिनौं खेर फाल्छ, सही छनोटले वर्षौंसम्म फाइदा दिन्छ। नेपालमा सामान्य रिभ्युले जवाफ नदिने थप प्रश्नहरू पनि हुन्छन्। मुग्लिन कटेपछि सिग्नल हराउँदा के हुन्छ? स्क्रिन नेपालीमा छन्? बिल यहाँको चलनअनुसार मिल्छ? धनगढीको डिलरले सस्तो फोनमै चलाउन सक्छ?

यो जुनसुकै सफ्टवेयर कम्पनीसँग, हामीसँग पनि, प्रयोग गर्न मिल्ने किन्नुअघिको चेकलिस्ट हो। हामीले यसलाई इमानदार र कुनै एक कम्पनीको पक्ष नलिने बनाउन खोजेका छौं। कडा प्रश्न सोध्न यसलाई प्रयोग गर्नुहोस्।

फिचरबाट होइन, आफ्ना समस्याबाट सुरु गर्नुहोस्

तपाईं समाधान गर्न चाहनुभएका पाँचवटा समस्या लेख्नुहोस्। जस्तै:

1. भ्रमण साँच्चै भइरहेछ कि छैन, थाहा हुँदैन।
2. डिलरको बाँकी उधारो स्पष्ट छैन।
3. कापीबाट अर्डर फेरि टाइप गर्नुपर्छ।
4. कमिसन हिसाब गर्न दिनौं लाग्छ।
5. डिलरको स्टक देखिँदैन।

तिनलाई प्राथमिकताअनुसार क्रम मिलाउनुहोस्। पहिलो तीन समस्या राम्ररी समाधान गर्ने सफ्टवेयर, कहिल्यै नचलाउने पचासवटा फिचर भएको सफ्टवेयरभन्दा राम्रो हो।

चेकलिस्ट

१. फिल्ड एपका आधारभूत कुरा

• तपाईंका कर्मचारीसँग साँच्चै भएका एन्ड्रोइड फोन, पुराना मोडेलसमेत, मा चल्छ।
• कमजोर सिग्नलमा समझदारीपूर्वक चल्छ: लोकेसन अफलाइनमा फोनमा जम्मा भएर पछि सिंक हुन्छ, र इन्टरनेट चाहिने काम (अर्डर, भ्रमण, भुक्तानी) मा सिग्नल नहुँदा स्पष्ट त्रुटि देखाउँछ र फेरि प्रयास गर्न मिल्छ। आफ्नो सबैभन्दा खराब रुटमा परीक्षण गर्नुहोस्।
• छिटो चल्छ: एउटा भ्रमण र अर्डर दुई-तीन मिनेटभित्र।
• नेपाली र अंग्रेजी स्क्रिन।
• ब्याकग्राउन्ड लोकेसन चल्दा पनि ब्याट्री उचित मात्रामा खपत।

२. भ्रमणको प्रमाण र इमानदारी

• पसलको सुरक्षित लोकेसनसँग GPS चेक-इन।
• फोटो प्रमाण, र पुरानो फोटो दोहोर्‍याउन नमिल्ने नियन्त्रण।
• दिन सुरु र अन्त्य, हाजिरी र फ्ल्याग।
• कर्मचारीले बुझ्ने पारदर्शी नियम। हेर्नुहोस् झुटा भ्रमण रोक्ने तरिका।

३. अर्डर, मूल्य र बिल

• ग्राहकअनुसार फरक मूल्य राख्न मिल्ने मूल्य सूची।
• करयोग्य लाइनमा मात्र सही भ्याट, र तपाईंको बिलिङ नियमअनुसारको नम्बरिङ।
• स्पष्ट बिल, चलान र क्रेडिट नोट। कुनै स्वीकृति चाहिन्छ कि भनेर आफ्नो कर सल्लाहकार वा IRD सँग पक्का गर्नुहोस्। हेर्नुहोस् IRD अनुसारको भ्याट बिल।
• गोदामबाट निस्केको माल र बिल मिल्छ कि भनेर जाँच्ने डिस्प्याच प्रक्रिया।

४. उठती र उधारो

• एजिङसहितको पार्टी लेजर।
• नगद, चेक, बैंक, eSewa, Khalti र Fonepay भुक्तानीको रेकर्ड।
• उधारो सीमा र भुक्तानी दिनको नियम।
• उठती योजना र रिमाइन्डर। हेर्नुहोस् समयमै भुक्तानी उठाउने तरिका।

५. डिलर र सेकेन्डरी बिक्री

• अर्डर गर्न र ट्र्याक गर्न डिलर एप वा पोर्टल।
• प्राइमरी र सेकेन्डरी बिक्री, र डिलरको स्टक गणना। हेर्नुहोस् प्राइमरी र सेकेन्डरी बिक्री।
• प्रमाणित बिक्रीसँग जोडिएका स्किम।

६. लक्ष्य, कमिसन र रिपोर्ट

• मासिक लक्ष्य र प्रगतिको गति, डिलरको वार्षिक लक्ष्य।
• आफैं मिलाउन सकिने कमिसन नियम: दर, स्ल्याब, न्यूनतम उपलब्धि।
• प्रतिनिधिअनुसार रिपोर्ट। हेर्नुहोस् प्रतिनिधिअनुसार मासिक बिक्री रिपोर्ट।
• लेखापालका लागि Excel वा PDF मा निर्यात।

७. स्टक

• डिपो, ब्याच र एक्सपायरीअनुसार स्टक।
• कम स्टक र एक्सपायरीको अलर्ट।
• स्टक आवतजावतको अडिट ट्रेल।

८. डाटा, सुरक्षा र स्वामित्व

• कसले के हेर्न पाउँछ: भूमिका र अनुमति।
• डाटा कहाँ होस्ट हुन्छ र ब्याकअप कसरी हुन्छ।
• सफ्टवेयर छोड्दा सबै डाटा निकाल्न मिल्छ?
• गोपनीयता र कर्मचारीको लोकेसन डाटाबारे स्पष्ट सर्त।

९. सपोर्ट र सुरुवात

• तपाईंकै समय र भाषामा सपोर्टको समय र माध्यम।
• उत्पादन, ग्राहक र बाँकी रकम आयात गर्न सहयोग।
• फिल्ड कर्मचारीका लागि तालिम।
• के अझै बनेको छैन भन्ने इमानदारीसहित, सोध्न मिल्ने रोडम्याप।

१०. मूल्य

• प्रयोगकर्ता, कम्पनी वा मोड्युलअनुसार कति लाग्छ?
• सेटअप शुल्क वा न्यूनतम रकम छ?
• कर्मचारी वा डिलर थप्दा के हुन्छ?
• सानोबाट सुरु गर्न मिल्छ?

छोटो सूचीलाई अंक दिने

सजिलो भार दिइएको तालिकाले विकल्प तुलना गर्न मद्दत गर्छ। हरेक विषयलाई तपाईंका लागि कति महत्त्वपूर्ण छ भनेर (१ देखि ५) भार दिनुहोस् र हरेक सफ्टवेयरलाई ० देखि ५ अंक दिनुहोस्।

विषय	भार	सफ्टवेयर क	सफ्टवेयर ख	सफ्टवेयर ग
कमजोर सिग्नलमा फिल्ड एप	5
नेपाली भाषा	4
बिल र भ्याट	5
डिलर फिचर	3
रिपोर्ट	3
सपोर्ट	4
मूल्य	3

भारलाई अंकले गुणन गरेर जोड्नुहोस्। नतिजा मार्गदर्शन मात्र हो, अन्तिम फैसला होइन; ट्रायललाई बढी भरोसा गर्नुहोस्।

वास्तविक ट्रायल चलाउनुहोस्

1. आफ्ना २० देखि ५० वटा वास्तविक उत्पादन र ग्राहक हाल्नुहोस्।
2. फरक-फरक किसिमका रुटका दुई-तीन कर्मचारी छान्नुहोस्, जसमा एउटा कमजोर सिग्नल भएको रुट होस्।
3. अर्डर परीक्षण गर्न एक जना डिलर छान्नुहोस्।
4. दुई देखि चार हप्ता चलाउनुहोस्।
5. कर्मचारीलाई सोध्नुहोस्: कापीभन्दा छिटो कि ढिलो?
6. अंक जाँच्नुहोस्: अर्डर, भुक्तानी र स्टक तपाईंको रेकर्डसँग मिल्छन्?

खतराका संकेत

• नमुना डाटा मात्र देखाउने डेमो।
• कमजोर सिग्नलमा परीक्षण गर्न दिन आनाकानी।
• आफ्नो डाटा निकाल्ने स्पष्ट तरिका नहुनु।
• कर बिल र स्थानीय नियमबारे अस्पष्ट जवाफ।
• ट्रायलअघि नै सम्झौता गर्न दबाब।
• पुष्टि गर्न नसकिने दाबी।

किन्नेहरूले गर्ने सामान्य गल्ती

• एक वर्षसम्म नचलाउने फिचरका लागि किन्नु।
• कर्मचारीलाई सहभागी नगराउनु।
• डाटा सफा गर्ने योजना नबनाउनु।
• डिलर र पसलको पक्षलाई बेवास्ता गर्नु।
• नयाँ प्रणाली अपनाउनु सफ्टवेयरको होइन, व्यवस्थापनको काम हो भन्ने बिर्सनु। हेर्नुहोस् कापी, Excel र WhatsApp अर्डर हटाउने तरिका।

डेमोमा सोध्ने प्रश्न

हाम्रोसहित हरेक कम्पनीको डेमोमा यी प्रश्न सोध्नुहोस्:

1. सिग्नल नहुँदा (फोन एयरप्लेन मोडमा राखेर) के हुन्छ देखाउनुहोस्: लोकेसन ट्रेल जम्मा हुन्छ कि, र अर्डरले स्पष्ट त्रुटि देखाएर पछि फेरि पठाउन दिन्छ कि?
2. डिलरले कसरी अर्डर गर्छ र स्थिति कसरी हेर्छ, देखाउनुहोस्।
3. करयोग्य र करमुक्त लाइन मिसिएको बिल र एउटा क्रेडिट नोट देखाउनुहोस्।
4. बाँकी रकमसहित २,००० ग्राहक कसरी आयात गर्ने?
5. बन्द भइसकेको महिनाको गल्ती कसरी सच्याउने?
6. शाखा म्यानेजरले के देख्छ जुन बिक्री प्रतिनिधिले देख्दैन?
7. छोड्दा सबै कुरा कसरी निकाल्ने?
8. महिनाको अन्तिम दिन राति ८ बजे सपोर्ट कस्तो हुन्छ?
9. के अझै बनेको छैन?
10. मेरोजस्तै व्यापार गर्ने ग्राहकसँग कुरा गर्न पाउँछु?

स्लाइड कति चिटिक्क छन् भन्दा जवाफ कति राम्रा छन्, त्यसमा ध्यान दिनुहोस्।

कुल खर्च

देखिने मूल्य होइन, बाह्र महिनाको कुल खर्च तुलना गर्नुहोस्। सब्स्क्रिप्सन शुल्क, सेटअप र डाटा आयात, कर्मचारीको तालिममा लाग्ने समय, टोलीलाई चाहिने फोन वा ट्याब्लेट, र परिवर्तन व्यवस्थापनमा लाग्ने भित्री समय सबै जोड्नुहोस्। फाइदाको पनि अनुमान गर्नुहोस्: बिलमा कम गल्ती, छिटो उठती, अफिसमा कम ओभरटाइम, डिलर स्टकमा राम्रो नियन्त्रण। मोटामोटी अनुमानले पनि सफ्टवेयरले आफ्नो खर्च उठाउँछ कि उठाउँदैन भनेर बुझ्न मद्दत गर्छ।

निर्णयमा को-को हुनुपर्छ

बिक्री म्यानेजर, लेखापाल, गोदाम प्रमुख, सम्मानित फिल्ड प्रतिनिधि र सम्भव भए एक जना डिलरलाई समावेश गर्नुहोस्। हरेकले फरक समस्या देख्छन्। मालिकले मात्र छानेको सफ्टवेयर प्रायः दैनिक प्रयोगमा असफल हुन्छ; मालिकको साथसहित प्रयोगकर्ताले छानेको सफ्टवेयर टिक्ने सम्भावना बढी हुन्छ।

छानिसकेपछि

पहिलो ९० दिनको योजना बनाउनुहोस्। पहिलो महिनामा सफा डाटा हाल्नुहोस् र एउटा टोलीसँग पाइलट गर्नुहोस्। दोस्रो महिनामा सबै फिल्ड कर्मचारीमा विस्तार गर्नुहोस् र मुख्य डिलरलाई जोड्नुहोस्। तेस्रो महिनामा सुरुमा लेखेका समस्याको सूचीसँग अंक तुलना गर्नुहोस् र अब के सुरु गर्ने तय गर्नुहोस्। सफ्टवेयर छान्नु परियोजनाको अन्त्य होइन, सुरुवात हो।

gamitrack कहाँ मिल्छ, इमानदारीपूर्वक

gamitrack नेपाली उत्पादक र वितरक कम्पनीका लागि बनाइएको हो। यसमा फिल्ड सेल्स एप, डिलर एप, अर्डरदेखि बिल र भुक्तानीसम्म, पार्टी लेजर र एजिङ, ब्याच र एक्सपायरीअनुसार स्टक, GPS र फोटो प्रमाणसहित रुट र भ्रमण, टेरिटोरी, लक्ष्य, कमिसन, फिर्ता, खर्च, डेलिभरी र प्रिन्ट गर्न मिल्ने मासिक प्रतिनिधि रिपोर्ट छन्। यो नेपाली र अंग्रेजीमा, विक्रम संवत् मिति र १३% भ्याट बिलसहित चल्छ। सिग्नल नहुँदा GPS लोकेसन ट्रेल मात्र फोनमा जम्मा भएर पछि सिंक हुन्छ; अर्डर, भ्रमण र भुक्तानीलाई इन्टरनेट चाहिन्छ। केही कुरा, जस्तै थप रिपोर्ट, अझै बन्दैछन्, र हरेक किसिमको फोनमा ब्याकग्राउन्ड ट्र्याकिङ अझै परीक्षण भइरहेको छ। तपाईंको आवश्यकता धेरै फरक छ भने, जस्तै पोइन्ट-अफ-सेल चाहिने ठूलो रिटेल चेन, अर्को सफ्टवेयर बढी उपयुक्त हुन सक्छ।

माथिको चेकलिस्टले हामीलाई पनि तुलना गर्नुहोस्। निःशुल्क ट्रायल सुरु गर्नुहोस् र आफ्नै रुटमा परीक्षण गर्नुहोस्। हाम्रा उद्योग पृष्ठहरू पनि हेर्नुहोस्: मसला, औषधि वितरण र चिया र कफी।

मुख्य कुरा

• पहिले आफ्ना मुख्य समस्या तय गर्नुहोस्, अनि फिचर तिनीसँग दाँज्नुहोस्।
• कमजोर सिग्नलमा एपको व्यवहार, नेपाली स्क्रिन र बिल वास्तविक रुटमा परीक्षण गर्नुहोस्।
• डाटाको स्वामित्व, सपोर्ट र कुल खर्च जाँच्नुहोस्।
• निर्णय गर्नुअघि आफ्नै डाटासँग ट्रायल चलाउनुहोस्।