एक्सेल र कापीको हिसाबबाट gamitrack मा सर्ने, एक हप्ता नगुमाई

वितरण व्यवसाय प्रायः धेरै कुराको मिश्रणमा चल्छ: स्टकका लागि एक्सेल सिट, डिलरको बाँकीका लागि हातले लेखेको खाता, अर्डरका लागि WhatsApp ग्रुप, र केही मानिसको सम्झना। एउटै सिस्टममा सर्नु भनेको डाटा इन्ट्रीको पहाड जस्तो सुनिन्छ। व्यवहारमा धेरैजसो काम के सार्ने भनेर निर्णय गर्ने र त्यसलाई सफा गर्ने हो; व्यवस्थित हुनुभयो भने डाटा इन्ट्री आफैं केही दिनको काम हो। यो गाइडले gamitrack को संरचनाअनुसार कामको क्रम बताउँछ।

सिद्धान्त: जसमा काम चल्छ, त्यही सार्नुहोस्

हरेक सिटलाई सोध्नुहोस्: "अर्को महिना कसैले आफ्नो काम गर्न यो हेर्छ?" हेर्छ भने सार्नुहोस्। इतिहास मात्र हो भने फाइलकै रूपमा राख्नुहोस्। वितरण व्यवसायमा काम चलाउने डाटा चारवटा मात्र हुन्:

1. एकाइ र मूल्यसहितका उत्पादन,
2. पार्टी, अर्थात् डिलर, डिस्ट्रिब्युटर र पसल,
3. शाखा र ब्याचअनुसार हातमा रहेको स्टक,
4. बाँकी, अर्थात् हरेक पार्टीले तपाईंलाई वा तपाईंले उनीहरूलाई तिर्नुपर्ने रकम।

बाँकी सबै, जस्तै गत वर्षको मासिक बिक्री, दाँज्न मन लागेसम्म एक्सेलमै बस्न सक्छ।

चरण १: कट-ओभर मिति रोज्नुहोस्

सकिन्छ भने महिनाको पहिलो दिन, नभए हप्ताको पहिलो दिन रोज्नुहोस्। त्यो मितिअघिको सबै पुरानो प्रणालीमा, र त्यो मितिदेखिको सबै gamitrack मा। मिति जति सफा, पहिलो महिनाअन्त्यको क्लोजिङ उति सजिलो।

यसको घोषणा गर्नुहोस्। "१ गतेदेखि एपमा नभएको कुनै अर्डर मान्य हुँदैन" भन्ने एउटा वाक्यले धेरै अलमल बचाउँछ।

चरण २: उत्पादन सूची सफा गर्नुहोस्

केही पनि हाल्नुअघि एक्सेलको स्टक सिट खोलेर मिलाउनुहोस्:

• एउटा उत्पादनको एउटै नाम। "मसला १००g", "१०० gm मसला" र "मसला १०० ग्राम" एउटै SKU हुन्।
• हरेक SKU को एउटै एकाइ र स्पष्ट प्याक साइज।
• किलोमा बिक्री ट्र्याक गर्नुहुन्छ भने तौल किलोमा राख्नुहोस्, किनकि अर्डर र दैनिक सारांशले तौल प्रयोग गर्छन्।
• श्रेणी तय गर्नुहोस्, जस्तै ब्रान्ड वा उत्पादन परिवारअनुसार।
• कुन उत्पादनमा भ्याट लाग्छ चिन्ह लगाउनुहोस्। भ्याट करयोग्य लाइनमा मात्र लाग्छ।

त्यसपछि gamitrack मा उत्पादन र SKU बनाउनुहोस्। एकपटक, ध्यान दिएर गर्नुहोस्। पछि SKU बदल्नु अहिले नै सही बनाउनुभन्दा गाह्रो हुन्छ।

चरण ३: मूल्य सूची बनाउनुहोस्

तपाईंको एक्सेलमा सायद कसैले पनि पूरा भरोसा नगर्ने दरको एउटा कोलम होला। त्यसको सट्टा gamitrack मा मूल्य सूची राख्नुहोस्: एउटा डिफल्ट मूल्य सूची, पार्टी प्रकार (डिलर, खुद्रा) अनुसार सूची, र विशेष खाताका लागि ओभरराइड। विस्तृत जानकारी डिलर र खुद्रा पसलका लागि फरक मूल्य मा छ।

चरण ४: पार्टी सूची सफा गर्नुहोस्

यो सबैभन्दा लामो चरण हो। सबै सूची जम्मा गर्नुहोस्: अफिसरका सम्पर्क सूची, लेखापालको लेजर, WhatsApp का सम्पर्क। तिनलाई नाम, प्रकार, साहु, फोन, क्षेत्र र सकेसम्म लोकेसनका कोलमसहित एउटै सिटमा मिलाउनुहोस्।

सफा गर्ने नियम:

• दोहोरिएका मिलाउनुहोस्। पहिले फोन नम्बरबाट खोज्नुहोस्, किनकि नाम फरक पर्छ तर नम्बर विरलै फरक पर्छ।
• वर्गीकरण गर्नुहोस्। डिलर, खुद्रा, संस्था। प्रकारले कुन मूल्य सूची लाग्छ भन्ने निर्धारण गर्छ।
• लोकेसन थप्नुहोस्। पार्टीमा लोकेसन हुन्छ, जसले जियोफेन्स भिजिट चलाउँछ। ठ्याक्कै निर्देशांक थाहा छैन भने अफिसर पहिलो पटक पसलमा पुग्दा थप्नुहोस्। फिल्डमा थपिएका नयाँ आउटलेट स्वीकृतिबाट जान्छन्।
• क्षेत्र तोक्नुहोस्। हरेक पार्टी कुन रिजन वा रुटमा पर्छ तय गर्नुहोस्।

gamitrack मा पार्टी हाल्नुहोस्। सयौं छन् भने पहिले डिलर र सक्रिय पसल हाल्नुहोस्। निष्क्रिय पसल पर्खन सक्छन्।

चरण ५: सुरुको स्टक हाल्नुहोस्

कट-ओभरको दिन, वा सकेसम्म नजिकको दिन, भौतिक रूपमा स्टक गन्नुहोस्। हरेक शाखा र SKU को परिमाण रेकर्ड गर्नुहोस्। gamitrack मा स्टक मुभमेन्टको मेटाउन नमिल्ने इतिहास हो, त्यसैले सुरुको स्टक पनि मुभमेन्टकै रूपमा हालिन्छ, र त्यसपछि हरेक बिक्री, फिर्ता वा ट्रान्सफर नयाँ मुभमेन्ट हुन्छ। उत्पादनमा ब्याच वा म्याद छ भने ब्याच बनाएर तिनमा स्टक रेकर्ड गर्नुहोस्। किन यति झन्झट? किनकि यसले पहिले म्याद सकिने माल पहिले निकाल्ने अनुशासन सम्भव बनाउँछ, जुन ब्याच र म्याद नियन्त्रण मा छ।

त्यही बेला रिअर्डर लेभल पनि राख्नुहोस्, ताकि कम स्टकको अलर्ट पहिलो दिनदेखि काम गरोस्।

चरण ६: बाँकी रकम सार्नुहोस्

बाँकी भएका हरेक डिलर र पसलसँग रकममा सहमति गर्नुहोस्। तपाईंको कापी र उनीहरूको कापी मिल्दैन भने अहिल्यै टुंग्याउनुहोस् वा विवाद छुट्टै टिप्नुहोस्। विवादित अंक हालेर आशा नगर्नुहोस्। आफैं जुगाड गर्नुको सट्टा सुरुको बाँकी लेजरमा ल्याउने हालको तरिकाका लागि हेल्प सेन्टर हेर्नुहोस्।

चरण ७: छोटो समय सँगै चलाउनुहोस्

एक-दुई हप्तासम्म एक जना मानिसलाई दुवै प्रणाली हेर्न दिनुहोस्। उसले एपका दिनभरिका अर्डर पुरानो सिटसँग दाँज्छ। फरकले कसले अझै पुरानै तरिकाले काम गरिरहेको छ भन्ने बताउँछ। सँगै चलाउने काम तोकिएको मितिमा रोक्नुहोस्, किनकि पुरानो बाटो बन्द भएपछि मात्र सबैको वास्तविक बानी बदलिन्छ।

चरण ८: पुराना फाइल राम्ररी बन्द गर्नुहोस्

पुराना एक्सेल फाइललाई पढ्न मात्र मिल्ने बनाउनुहोस्, फाइलको नाममा मिति राख्नुहोस् र कर्मचारीलाई सम्पादन नगर्न भन्नुहोस्। ब्याकअप राख्नुहोस्। विवाद पर्दा पुरानो डाटा चाहिए भने तपाईंसँग हुन्छ, तर गलत फाइल अपडेट गर्ने प्रलोभन कसैलाई हुँदैन।

डाटा सार्ने चेकलिस्ट

काम	कहिले सकियो मान्ने
कट-ओभर मिति घोषणा	सबैले भन्न सक्छन्
उत्पादन र SKU सफा गरेर बनाइएको	हरेक SKU को एउटै रेकर्ड
मूल्य सूची राखिएको	डिलर, खुद्रा र विशेष दर
पार्टी मिलाइएको र प्रकार तोकिएको	दोहोरिएको फोन नम्बर छैन
शाखाअनुसार सुरुको स्टक रेकर्ड	भौतिक गन्तीसँग मिल्छ
बाँकी रकममा सहमति	लेखापालबाट स्वीकृत
कर्मचारी तालिम	पाइलट अफिसरले वास्तविक अर्डर लिए
पुराना फाइल बन्द	मितिसहित पढ्न मात्र मिल्ने

आम गल्ती

• धेरै डाटा हाल्ने। पाँच वर्षको इतिहास हाल्दा लाइभ जान ढिलो हुन्छ र झमेला थपिन्छ।
• भौतिक गन्ती छोड्ने। स्टकसँग "मिल्नुपर्ने" एक्सेल सिट प्रायः मिल्दैन।
• जिम्मेवार कोही नहुने। पहिलो महिना डाटाको गुणस्तरको जिम्मा एक जनालाई दिनुहोस्।
• सुरु गरेपछि मात्र तालिम दिने। पहिले तालिम दिनुहोस्; तालिकाका लागि २० जनाको सेल्स टोलीलाई एक हप्तामा सुरु गराउने हेर्नुहोस्।

अब के

डाटा हालिसकेपछि तपाईंको पहिलो वास्तविक परीक्षा पहिलो महिनाअन्त्य हो, जुन महिनाअन्त्य क्लोजिङ चेकलिस्ट मा छ। प्लान दाँज्न मूल्य पृष्ठ हेर्नुहोस्, र स्क्रिनअनुसारको निर्देशनका लागि हेल्प सेन्टर प्रयोग गर्नुहोस्।