पसल र डिलरबाट eSewa, Khalti र Fonepay संकलन कसरी ट्र्याक गर्ने

केही वर्षअघि नेपाली वितरकले प्रायः नगद र कहिलेकाहीँ चेक उठाउँथे। अहिले पसलले eSewa, Khalti, Fonepay QR, बैंक ट्रान्सफर र नगद, कहिलेकाहीँ एकै हप्तामा, चलाउँछन्। पसलेलाई सजिलो हुन्छ, तर मालिकलाई नयाँ समस्या आउँछ: eSewa, Khalti र Fonepay संकलन कसरी ट्र्याक गर्ने ताकि हरेक रुपैयाँ कम्पनीमा पुगोस् र हरेक ग्राहकको बाँकी ठीक रहोस्? यो गाइडले सरल प्रणाली दिन्छ।

डिजिटल भुक्तानीलाई आफ्नै अनुशासन किन चाहिन्छ

नगदले भौतिक निशान छोड्छ: नोट र रसिद किताब। डिजिटल भुक्तानीले स्क्रिन छोड्छ। सेल्सम्यानले "भुक्तानी सफल" सन्देश देखाएर अगाडि बढ्यो भने कार्यालयले ट्रान्जेक्सन आईडी कहिल्यै नपाउन सक्छ, रकम गलत टाइप हुन सक्छ, र पैसा व्यक्तिगत खातामा पनि जान सक्छ। सुरुमा यी प्रायः बेइमानी हुँदैनन्। नियम नहुँदा यस्तै हुन्छ।

कुनै पनि भुक्तानी विधिका चार नियम

1. पसलमै रेकर्ड गर्नुहोस्। प्रविष्टि भुक्तानीको क्षणमै, साँझ होइन।
2. विधि रेकर्ड गर्नुहोस्। नगद, eSewa, Khalti, Fonepay QR, बैंक ट्रान्सफर वा चेकका जोखिम फरक हुन्छन्।
3. सन्दर्भ रेकर्ड गर्नुहोस्। ट्रान्जेक्सन आईडी, चेक नम्बर वा रसिद किताबको नम्बर।
4. कहिल्यै नमेट्नुहोस्। गल्ती नयाँ प्रविष्टिले सच्याइन्छ, ताकि इतिहास इमान्दार रहोस्।

विधि अनुसार

नगद

सामान्य जोखिम नगद उठाइयो तर बुझाइएन भन्ने हो। दिनभरका रेकर्ड गरिएका भुक्तानीसँग नगद दाँज्नुहोस्, र दिनको अन्त्यको दिनचर्याका लागि भ्यान बिक्री र नगद मिलान हेर्नुहोस्।

eSewa, Khalti र Fonepay QR

ट्रान्जेक्सन आईडी मुख्य कुरा हो। हरेक पटक सन्दर्भ फिल्डमा सार्न स्टाफलाई भन्नुहोस्। पैसा कहाँ पुग्न सक्छ भनेर निर्णय गर्नुहोस्। कम्पनीको QR स्क्यान गर्ने पसलले कम्पनीलाई सिधै तिर्छ, जुन सबैभन्दा सफा ढाँचा हो। स्टाफको वालेटले व्यक्तिगत र व्यावसायिक पैसा मिसाउँछ, त्यसैले धेरै कम्पनीले त्यसबाट जोगिन्छन्। आफ्नै नीति बनाउनुहोस् र लेखापरीक्षकसँग जाँच गर्नुहोस्।

बैंक ट्रान्सफर

बैंकको सन्दर्भ नम्बर प्रयोग गर्नुहोस्। कार्यालयले बैंक स्टेटमेन्टसँग मिलाउँछ, जुन प्रायः सेल्सम्यानले होइन, लेखापाले हेर्छ।

चेक

सन्दर्भमा चेक नम्बर लेख्नुहोस्। कसले दियो र चेकको मिति टिप्नुहोस्। चेक सफल नभएसम्म पैसा होइन, त्यसैले नगदभन्दा फरक तरिकाले ट्र्याक गर्नुहोस् र फिर्ता भएको चेकका लागि लिखित नीति बनाउनुहोस्।

दैनिक पाँच मिनेटको जाँच

हरेक दिन बिक्री प्रबन्धक वा लेखापाले:

1. दिनका भुक्तानी विधि अनुसार सूचीबद्ध गर्न सक्छन्।
2. सन्दर्भ नभएको डिजिटल भुक्तानी खोलेर सेल्सम्यानलाई थप्न लगाउन सक्छन्।
3. उठेको नगदलाई जम्मा भएको नगदसँग दाँज्न सक्छन्।
4. लेखापाले देख्न सक्ने ठाउँमा डिजिटल भुक्तानीलाई कम्पनीको वालेट वा बैंक ब्यालेन्सको परिवर्तनसँग दाँज्न सक्छन्।
5. तिर्ने पसलको पार्टी ब्यालेन्स घटेको पुष्टि गर्न सक्छन्।

एउटा काल्पनिक उदाहरण

यी अंक बनावटी हुन्। एक सेल्सम्यानले आइतबार रु. ६२,००० को भुक्तानी रेकर्ड गर्छ: रु. २०,००० नगद, रु. ३०,००० Fonepay QR र रु. १२,००० चेक। लेखापाले देख्छन् Fonepay प्रविष्टिमा ट्रान्जेक्सन आईडी छन् र कम्पनीको QR स्टेटमेन्टसँग मिल्छन्, चेकमा नम्बर र मिति छ, र नगद जम्मा रु. २०,००० छ। केही मिनेटमै सबै मिल्छ। अर्को दिन जम्मा गरिएको नगद रु. ४,००० कम हुन्छ। भुक्तानी पसलमै रेकर्ड भएकाले प्रबन्धकले पूरै हप्ता खोतल्नुको सट्टा त्यही एउटा भुक्तानीबारे सोध्छन्।

रेकर्ड गरेपछि भुक्तानीलाई के हुन्छ

रेकर्ड गरिएको भुक्तानीले त्यो पार्टीले तिर्नुपर्ने रकम घटाउनुपर्छ। पैसा सबैभन्दा पुरानो इन्भ्वाइसमा पहिले लगाउनु सामान्य नियम हो, र बाँकी रकम खातामा अग्रिम रहन्छ। पार्टी स्टेटमेन्टले इन्भ्वाइस, भुक्तानी, क्रेडिट नोट र चलिरहेको ब्यालेन्स देखाउँछ, जुन "मैले तिरिसकें" भन्ने पसलेलाई देखाइन्छ। उधारो नीति र एजिङका लागि समयमै भुक्तानी उठाउने हेर्नुहोस्।

बच्नुपर्ने गल्ती

• स्टाफले रेकर्ड नगर्ने विधि स्वीकार गर्नु। रेकर्ड भएन भने भएन।
• वालेट भुक्तानीमा सन्दर्भ नहुनु। प्रमाण गुम्छ।
• व्यक्तिगत र कम्पनीको वालेट मिसाउनु। नीति बनाएर लागू गर्नुहोस्।
• मेटेर सच्याउनु। सच्याउने प्रविष्टि थप्नुहोस्।
• कहिल्यै नजाँच्नु। दैनिक पाँच मिनेटको जाँचले बिस्तारै हुने चुहावट रोक्छ।

दोस्रो उदाहरण: मिश्रित भुक्तानीको एक हप्ता

फेरि काल्पनिक अंक। तीन सेल्सम्यान भएको डिलरले एक हप्तामा यी रेकर्ड गर्छ: रु. १,८०,००० नगद, रु. २,४०,००० Fonepay QR, रु. ९०,००० eSewa, रु. ६०,००० Khalti, रु. १,५०,००० बैंक ट्रान्सफर र रु. १,२०,००० चेक। जम्मा रु. ८,४०,०००।

लेखापाले विधि अनुसार छुट्याउँछन्:

विधि	रकम (रु.)	के जाँच्ने
नगद	१,८०,०००	जम्मासँग मिल्छ
Fonepay QR	२,४०,०००	ट्रान्जेक्सन आईडी QR स्टेटमेन्टसँग मिल्छन्
eSewa	९०,०००	हरेक प्रविष्टिमा आईडी छ
Khalti	६०,०००	हरेक प्रविष्टिमा आईडी छ
बैंक ट्रान्सफर	१,५०,०००	बैंक सन्दर्भ स्टेटमेन्टसँग मिल्छ
चेक	१,२०,०००	नम्बर र मिति टिपिएको, समयमै जम्मा गरिएको

यो उदाहरणमा हप्ताको करिब ३७ प्रतिशत पैसा डिजिटल वा बैंकबाट आएको छ, र १४ प्रतिशत चेक। चेकको लाइन हेर्नुपर्ने हो, किनकि चेक सफल नभएसम्म पैसा होइन। दुई प्रविष्टिमा ट्रान्जेक्सन आईडी छैन। पसलमै रेकर्ड भएकाले लेखापाले कुन सेल्सम्यान र पसललाई सोध्ने ठ्याक्कै जान्छन्।

सामान्य गल्ती

• रकम रेकर्ड गर्ने तर विधि नगर्ने। पछि दराजमा हेर्ने कि बैंकमा कसैलाई थाहा हुँदैन।
• चेकलाई नगद ठान्नु। प्राप्त भएको गन्नुहोस्, तर सफल नभएसम्म ट्र्याक गर्नुहोस्।
• "साँझ हाल्छु" लाई अनुमति दिनु। साँझका प्रविष्टि सम्झनाबाट बनाइन्छन्।
• छिटो हुन्छ भनेर स्टाफलाई निजी वालेट रोज्न दिनु। नीति लिखित रूपमा तय गर्नुहोस्।
• ब्यालेन्सको साप्ताहिक समीक्षा नहुनु। तिरेको पसलको ब्यालेन्स घट्नुपर्छ। घटेन भने किन खोज्नुहोस्।
• मेटेर गल्ती सच्याउनु। सच्याउने प्रविष्टि र टिप्पणी प्रयोग गर्नुहोस्।

मालिकले सोध्ने प्रश्न

पसलेले एउटै इन्भ्वाइस धेरै विधिले तिर्न सक्छ?

सक्छ, हरेक भागलाई आफ्नै विधि र सन्दर्भसहित छुट्टै भुक्तानीका रूपमा रेकर्ड गर्नुहोस्। उदाहरणका लागि रु. १०,००० नगद र रु. १५,००० QR दुई प्रविष्टि हुन्।

पसलले तिर्नुपर्नेभन्दा बढी तिरे के हुन्छ?

बढी रकम खातामा अग्रिम रहन्छ र अर्को इन्भ्वाइसमा प्रयोग हुन्छ। ब्यालेन्स अचम्म नहोस् भनेर पसलेलाई भन्नुहोस्।

पसलले तिरें भन्छ तर केही रेकर्ड छैन भने?

ट्रान्जेक्सन आईडी वा वालेट पुष्टिको स्क्रिनसट माग्नुहोस्, अनि कम्पनीको वालेट वा बैंक स्टेटमेन्टसँग दाँज्नुहोस्। पार्टी स्टेटमेन्टले प्रविष्टि छ कि छैन देखाउँछ। भुक्तानी रेकर्ड र पार्टी स्टेटमेन्ट हेर्नुहोस्।

भुक्तानी कार्यालयले रेकर्ड गर्ने कि सेल्सम्यानले?

दुवैले सक्छन्। सेल्सम्यानले भुक्तानीको क्षणमा, र कम्पनीको खातामा सिधै आएका भुक्तानी कार्यालयले रेकर्ड गर्छ। मुख्य कुरा हरेक भुक्तानीको ठ्याक्कै एउटा प्रविष्टि हुनु हो।

साप्ताहिक संकलन योजना यसमा कहाँ मिल्छ?

साप्ताहिक योजनाले कुन पार्टीले कहिले तिर्नुपर्छ भन्छ। वास्तविक भुक्तानीलाई योजनासँग दाँजिन्छ। साप्ताहिक संकलन योजना हेर्नुहोस्।

लेखापाका लागि साप्ताहिक दिनचर्या

1. सोमबार: गत हप्ताका भुक्तानी विधि अनुसार सूचीबद्ध गर्नुहोस्।
2. हरेक डिजिटल र बैंक प्रविष्टिको सन्दर्भ जाँच्नुहोस्।
3. जम्मालाई वालेट र बैंक स्टेटमेन्टसँग दाँज्नुहोस्।
4. यो र गत हप्ताका म्याद पुग्ने चेक सूचीबद्ध गर्नुहोस्।
5. बिक्री प्रबन्धकले उठाउने सबैभन्दा ठूला पाँच बाँकी रकम छान्नुहोस्।

GamiTrack ले संकलन कसरी सम्हाल्छ

GamiTrack को फिल्ड एपमा भुक्तानी उठाउनुहोस् ले रकम, विधि (नगद, eSewa, Khalti, Fonepay QR, बैंक ट्रान्सफर वा चेक) र सन्दर्भ वा रसिद नम्बर लिन्छ। कार्यालयले भुक्तानी पृष्ठमा त्यसै गरी भुक्तानी रेकर्ड गर्छ। GamiTrack ले हरेक भुक्तानी पार्टीका खुला इन्भ्वाइसमा सबैभन्दा पुरानोदेखि लगाउँछ, बढी रकम अग्रिमका रूपमा राख्छ, र भुक्तानी स्थायी रेकर्ड रहने भएकाले सच्याइहरू नयाँ प्रविष्टिका रूपमा थपिन्छन्। पार्टी पृष्ठमा स्टेटमेन्ट र एजिङ देखिन्छ, र प्रबन्धकले जम्मा नगरिएको नगद फ्ल्याग गर्न सक्छन्। सहायता पृष्ठ भुक्तानी उठाउने र भुक्तानी रेकर्ड गर्ने मा चरणहरू छन्। GamiTrack ले यी भुक्तानी रेकर्ड र व्यवस्थित गर्छ। यसले पैसा सार्दैन र तपाईंको वालेट वा बैंकसँग जाँच्दैन, त्यसैले वालेट र बैंक स्टेटमेन्टसँग मिलान लेखापरीक्षकको जिम्मामै रहन्छ। निःशुल्क परीक्षण बाट प्रयास गर्न सक्नुहुन्छ।

मुख्य कुरा

• हरेक भुक्तानी पसलमै विधि र सन्दर्भसहित रेकर्ड गर्नुहोस्।
• वालेटको पैसा कहाँ पुग्न सक्छ लिखित रूपमा निर्णय गर्नुहोस्।
• कहिल्यै नमेट्नुहोस्; नयाँ प्रविष्टिले सच्याउनुहोस्।
• हरेक साँझ पाँच मिनेट दिनका भुक्तानी जाँच्नुहोस्।