कागजको अर्डर बुक छोडेर डिजिटल अर्डरमा जाने तरिका

धेरै वितरक र उत्पादकको बिक्री टोलीको झोलामा आज पनि कार्बन कपी लगाइएको अर्डर बुक हुन्छ। यसमा केही नराम्रो छैन; दशकौंदेखि यही बुकले व्यापार चलेको छ। तर टोली ठूलो हुँदै जाँदा, उत्पादन र मूल्य सूची बढ्दै जाँदा र डिलर नेटवर्क फैलिँदै जाँदा कागज बिस्तारै अवरोध बन्न थाल्छ। यो लेखमा कागजी अर्डर बुकका वास्तविक समस्या, डिजिटल अर्डरले के बदल्छ, र टोलीलाई झट्का नदिई कसरी सार्ने भन्ने कुरा छलफल गरिएको छ।

कागजको अर्डर बुकले कहाँ गाह्रो पार्छ

ढिलाइ। प्रतिनिधिले दिनभर अर्डर लेख्छन्, साँझ अफिस आउँछन् वा फोटो पठाउँछन्, र अर्को बिहान डिस्प्याचको सूची बन्छ। पसलले मंगलबार अर्डर गरेको माल बिहीबार मात्र पुग्छ।

गल्ती। हातको अक्षर नबुझिनु, मिल्दाजुल्दा उत्पादन छुट्याउन नसक्नु, प्याक साइज छुट्नु, र मूल्य सम्झनाबाट लेख्नु सामान्य हुन्। अफिसमा फेरि टाइप गर्दा थप गल्ती थपिन्छ।

मूल्य र योजना। मूल्य परिवर्तन भएको खबर सबै प्रतिनिधिसम्म एकैसाथ पुग्दैन। कसैले पुरानो रेटमा अर्डर लेख्छन्, कसैले नयाँमा। योजनाको हकमा पनि कुन पसलले के पाउनुपर्ने हो, प्रतिनिधिले आफ्नै बुझाइ अनुसार भन्छन्।

पारदर्शिताको अभाव। अर्डर बुकमा अर्डर कतिबेला लिइयो, कहाँ लिइयो भन्ने प्रमाण हुँदैन। हराएको पानाको अर्डर कसैले थाहै पाउँदैन।

खाताको छुट्टै काम। अर्डर बुक एउटा ठाउँमा, उठतीको नोट अर्को ठाउँमा, र पसलको उधारो लेखापालको खातामा हुन्छ। अर्डर लिँदै गर्दा त्यो पसलको बाँकी कति छ भन्ने प्रतिनिधिलाई थाहा हुँदैन।

डिजिटल अर्डरले के बदल्छ

डिजिटल अर्डर भनेको कागजको कापीलाई मोबाइलमा सार्नु मात्र होइन। यसले कामको क्रम नै बदल्छ।

अर्डर लिने बेलामै उत्पादन सूचीबाट छानिन्छ, त्यसैले नाम र प्याक साइज स्पष्ट हुन्छ। मूल्य पसलको मूल्य सूचीबाट आफैं आउँछ, त्यसैले प्रतिनिधिले सम्झनु पर्दैन र पसलअनुसार फरक मूल्य भए पनि गल्ती हुँदैन। भ्याट करयोग्य उत्पादनमा मात्र जोडिन्छ।

अर्डर पुष्टि भएपछि तुरुन्तै अफिस र डिस्प्याचमा पुग्छ, त्यसैले ढिलाइ घट्छ। अफिसले दोहोर्‍याएर टाइप गर्नु पर्दैन। अर्डरबाट कर बिल, डेलिभरी र भुक्तानी अगाडि बढ्छन्।

अर्डर कहाँबाट आयो भन्ने स्थान र समय अभिलेख हुन्छ, र भ्रमणसँग जोडिन्छ। प्रतिनिधि र कम्पनी दुवैका लागि यो प्रमाण हो।

पसलको बाँकी उधारो र हालको स्थिति अर्डर लिँदै गर्दा देखिन्छ, जसले भाखा नाघेको पसलमा सोच्न लगाउँछ।

डिलरको अर्डर पनि डिजिटल बनाउन सकिन्छ

प्रतिनिधिले मात्र होइन, डिलरले पनि कम्पनीलाई अर्डर पठाउँछन्। यो अर्डर प्रायः फोन, मेसेज वा व्हाट्सएपमा आउँछ र त्यहाँ पनि गल्ती र विवाद हुन्छ। डिलरले आफैं डिलर एपमा आफ्नै मूल्य सूचीबाट अर्डर गर्न सक्ने भए एक मात्र ठाउँमा अर्डर आउँछ, डिलरले आफ्नो अर्डरको स्थिति हेर्न सक्छन्, र "मेरो अर्डर कहाँ पुग्यो?" भन्ने फोन घट्छ। प्रत्येक डिलरले आफ्नै मूल्य, अर्डर र खाता मात्र देख्छन्, अरूको देख्दैनन्।

समस्या आउन सक्ने ठाउँ र तिनको समाधान

"इन्टरनेट छैन"

नेपालका धेरै बजारमा इन्टरनेट अस्थिर हुन्छ। अर्डर एपले नेटवर्क नभएको बेला के गर्छ भन्ने प्रतिनिधिले पहिल्यै जान्नुपर्छ। सिग्नल नभए स्पष्ट त्रुटि देखाउने र फेरि प्रयास गर्न दिने एप रोज्नुहोस्, र सिग्नल भएको ठाउँमा अर्डर लिने वा टिपेर कभरेजमा पुग्ने बित्तिकै हाल्ने बानी बसाल्नुहोस्; प्रयोग गर्नुअघि आफ्नो सबैभन्दा दुर्गम रुटमा परीक्षण गर्नुहोस्।

"फोन चलाउन आउँदैन"

सबै प्रतिनिधि स्मार्टफोनमा सहज हुँदैनन्। एपको भाषा नेपाली हुनुपर्छ, बटन ठूला र स्पष्ट हुनुपर्छ, र पहिलो हप्ता कसैले साथमा गएर देखाउनुपर्छ। प्रायः एक-दुई हप्तामा अधिकांश प्रतिनिधि सहज हुन्छन्, र पहिलो अर्डर लिनै सबैभन्दा गाह्रो हुन्छ।

"पसलेले विश्वास गर्दैनन्"

पसलले एप देखेर शंका गर्न सक्छन्। प्रतिनिधिले अर्डर पुष्टि गरेर पसललाई देखाउन सक्छन्, र बिल र डेलिभरी समयमै आएपछि विश्वास बढ्छ। पसलले एप चलाउनै पर्दैन।

"मूल्य र उत्पादन सूची तयार छैन"

डिजिटल अर्डरको आधार सही उत्पादन र मूल्य सूची हो। सुरुमा यो तयार गर्न केही दिन लाग्छ, तर यसपछि कागजको गल्ती घट्छ। सबै सामान एकैपटक नहालेर धेरै बिक्ने सामानबाट सुरु गर्न पनि सकिन्छ।

काल्पनिक उदाहरण: पहिले र पछि

तल दिइएको तुलना कुनै वास्तविक कम्पनीको होइन, फरक देखाउन बनाइएको उदाहरण मात्र हो।

पहिले: मानौं सोमबार बिहान प्रतिनिधिले आठ पसलबाट अर्डर लेख्छन्। साँझ अफिस आउँदा लेखापाल अरू काममा व्यस्त हुन्छन्, त्यसैले अर्डर मंगलबार बिहान टाइप हुन्छ। एउटा पसलको अर्डरमा प्याक साइज बुझिँदैन, फोन गरेर सोध्दा दिउँसो हुन्छ। माल बुधबार मात्र जान्छ।

पछि: सोमबार बिहानै हरेक अर्डर पसलमा पुष्टि भई अफिसमा पुग्छ। प्याक साइज सूचीबाट छानिएकाले प्रश्न उठ्दैन। मंगलबार बिहान डिस्प्याच तयार हुन्छ। प्रतिनिधिले साँझ रिपोर्ट लेख्नुको सट्टा अर्को दिनको रुट हेर्छन्। यस्तो अवस्थामा ढिलाइ एक दिन घट्न सक्छ, र पसलले माल छिटो पाउँछ।

कागजका राम्रा कुरा नगुमाउनुहोस्

कागजको अर्डर बुकमा पनि केही राम्रा कुरा थिए, र डिजिटलमा सार्दा तिनलाई नगुमाउन ध्यान दिनुपर्छ। कागजमा लेख्न छिटो हुन्थ्यो; त्यसैले एपमा अर्डर लिने चरण सकेसम्म थोरै ट्याप र छिटो हुनुपर्छ, र बारम्बार किन्ने सामान सजिलै भेटिनुपर्छ। कागजको बुक नेटवर्कमा भर पर्दैनथ्यो; त्यसैले सिग्नल नहुँदाको तरिका (टिपेर कभरेजमा पुग्ने बित्तिकै हाल्ने) पहिल्यै तय गर्नुहोस्। कागजले पसलेसँग आँखा जुधाएर कुरा गर्न दिन्थ्यो; एप चलाउँदा प्रतिनिधि फोनमै डुब्न सक्छन्, त्यसैले अर्डर लिने बेला पसलेसँग कुरा गर्ने बानी जोगाउनुहोस्। यी कुरा ध्यानमा राखेर एप छान्दा र तालिम दिँदा टोलीले परिवर्तनलाई बोझ नमानी सहयोगी ठान्छ।

बिस्तारै सार्ने योजना

पहिलो हप्ता: तयारी। उत्पादन, प्याक साइज, मूल्य सूची, पसल र रुट सेटअप गर्नुहोस्। प्रतिनिधिका लागि नेपालीमा छोटो तालिम राख्नुहोस्।

दोस्रो-तेस्रो हप्ता: पाइलट। दुई-तीन प्रतिनिधि र एउटा रुटबाट सुरु गर्नुहोस्। उनीहरूले एपमा अर्डर लिँदै कागजमा पनि लेख्छन्। हरेक साँझ दुवैको तुलना गर्नुहोस्।

दोस्रो महिना: विस्तार। पाइलटका सुझाव अनुसार सेटअप सुधार गरेर बाँकी प्रतिनिधि थप्नुहोस्। पुराना प्रतिनिधिलाई नयाँ साथीको सहयोगी बनाउनुहोस्।

तेस्रो महिना: कागज बन्द। दुवैका आँकडा मिल्न थालेपछि कागज बन्द गर्नुहोस्। पुराना बुकहरू अभिलेखका लागि सुरक्षित राख्नुहोस्।

त्यसपछि: डिलर। आफ्ना प्रमुख डिलरलाई डिलर एप सिकाउनुहोस्, र उनीहरूका अर्डर पनि एपमा आउन थालेपछि फोनबाट अर्डर लिने काम घटाउनुहोस्।

कसरी थाहा पाउने कि काम गर्‍यो

तीन मापदण्ड हेर्नुहोस्: अर्डरदेखि डिस्प्याचसम्मको समय घट्यो कि घटेन; बिल र खातामा सच्याउनुपरेका गल्ती घटे कि घटेनन्; र प्रतिनिधिले दिनको अन्त्यमा रिपोर्ट लेख्न लाग्ने समय घट्यो कि घटेन। यी तीनमध्ये दुई सुधार भए पनि निर्णय सही थियो भन्न सकिन्छ। यसका लागि सुरुमै आजको स्थिति टिपेर राख्नुहोस्, ताकि पछि तुलना गर्न सकियोस्।

यो मापन गर्दा नतिजालाई सजिलै प्रतिनिधिको विरुद्धमा नलगाउनुहोस्। पहिलो महिनामा समय बढेजस्तो देखिन सक्छ किनकि सबैजना नयाँ तरिका सिक्दै छन्; दोस्रो र तेस्रो महिनामा मात्र वास्तविक फरक देखिन्छ। धैर्य राख्नु र टोलीको सुझाव सुन्नु सफलताको ठूलो हिस्सा हो।

gamitrack मा डिजिटल अर्डर

gamitrack मा प्रतिनिधिले पसलमै चेक-इन गरी मूल्य सूचीबाट अर्डर लिन्छन्, भ्याट करयोग्य लाइनमा मात्र जोडिन्छ, र अर्डर इन्टरनेट भएको बेला सुरक्षित हुन्छ। अर्डर डिस्प्याच, IRD ढाँचाको कर बिल र भुक्तानीसम्म एउटै शृङ्खलामा जान्छ, र पसलको खातामा चढ्छ। डिलरले डिलर एपमा आफ्नै मूल्य सूचीबाट अर्डर गर्छन्, अर्डरको प्रगति टाइमलाइनमा हेर्छन्, र आफ्नो खाता पढ्छन्। हरेक अर्डर भ्रमणसँग जोडिन्छ, त्यसैले कहाँ लिइयो भन्ने थाहा हुन्छ।

आफ्नो टोलीको संख्या अनुसार कस्तो योजना मिल्छ हेर्न मूल्य हेर्नुहोस्, वा पाइलट सेटअपका लागि सम्पर्क गर्नुहोस्। आफ्नो उद्योग अनुसारको अनुभव जान्न FMCG तथा प्याकेज्ड खाना वा पेय पदार्थ पृष्ठ पनि हेर्न सक्नुहुन्छ।